Por fin te has animado a darte de alta en Seguridad Social y Hacienda, (y si no lo has hecho aún, te recomiendo que leas ¿Cómo se da de alta un autónomo en Hacienda en España?), y ahora estás entusiasmado con la idea de que ya vas a empezar a vivir de lo que te gusta.
O, por lo menos, lo vas a intentar, ¿verdad?
Y no hace falta ser un experto en negocios para saber que, para vivir de algo, tendrás que cobrar por ello, y para cobrar, necesitas hacer facturas.
Pero, es probable que te hagas un lío con todo eso que has visto por ahí de añadir el I.V.A., hacer la retención, bla, bla, bla.
Si hasta ahora la palabra “facturación” para ti no era más que pesar las maletas en el aeropuerto, quédate en este artículo donde te explico cómo se hace una factura y todos los detalles que tiene que llevar para que tus clientes te paguen pronto y felices, y no tengas problemas con Hacienda.
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¿Qué elementos tiene que llevar una factura para estar bien hecha?
Aquí vas a aprender algunos pasos y herramientas para que puedas hacer, sin que te queden dudas, tu primera factura… y todas las que vengan después.
Vamos a empezar viendo qué partes tiene que llevar una factura que sí o sí, tendrás que poner para que esté bien hecha y alejada de problemas legales.
- Datos del emisor de la factura (esos los tienes, eres tú mismo).
- Datos del receptor (tu cliente).
- Número de factura (van numeradas por orden las del mismo año).
- Fecha de la factura (aquí va el día que la emites, no el que cobras).
- Concepto de la factura (el trabajo que has hecho y que vas a cobrar).
- Importe bruto (es el precio de cada servicio que has dado, sin impuestos).
- Base imponible (no es más que la suma de todos los importes, antes de impuestos).
- I.V.A. (es el impuesto que debes añadir y cobrar para luego pagarlo a Hacienda).
- I.R.P.F. (es la retención que debes hacer y restarla de tu imponible).
- Forma de pago (el método con el que pides que te hagan el abono).
- Total (es el resultado de aplicar al imponible los impuestos y retenciones).
¿Cómo hay que rellenar las partes de una factura?
Ahora que sabes todo lo que tiene que llevar tu factura, te explico los detalles que tienes que tener en cuenta para rellenar cada campo.
Datos del emisor
Tu nombre y apellidos, tu número de identificación fiscal (CIF/NIF/DNI/NIE), dirección, población y el código postal. (Teléfono, dirección de correo o web, son datos optativos).
Datos del receptor
Aquí debes rellenar los mismos datos, pero de tu cliente. (Es importante que pongas todos los datos exactos y que no falte nada como el segundo apellido o la dirección completa).
Número de factura
Es obligatorio numerar las facturas y tú mismo estableces el orden.
Puede tener el formato que quieras, pero tienes que tener cuidado de que el orden vaya correlativo, y se suele citar el año al que se refiere esta numeración. Mira un ejemplo: 0001/21
Esto no es una norma obligatoria y podrías ir numerando toda tu historia como emprendedor de forma correlativa e ininterrumpida. Pero esto es muy raro y no lo vas a encontrar en ningún sitio. Lo normal es “resetear” cada año y comenzar desde el nº 1.
No puede haber saltos de números ni falta de coherencia con las fechas. Es lógico y parece evidente, pero es un error bastante habitual.
Por ejemplo: no puedes hacer la factura nº 1 el día 15 de febrero y la nº 2 el 30 de enero.
Si estás dado de alta en varias actividades, tienes que tener varias series distintas de facturación, que irán de forma independiente.
Por ejemplo, si fueses copywriter y traductor, podrías hacer la facturación copy con la serie C0001/21 y la facturación de traducción con la T0001/21.
Fecha de factura
Como te acabo de comentar con los números, ten cuidado que sigan su orden y coherencia.
La estructura debe ser así: DD / MM / AA
La fecha de factura debe ser la del día en que la emites, no en el que la cobras (aunque todos soñamos con que sea el mismo, siempre que se pueda).
De cualquier forma, la fecha de emisión no está directamente relacionada con la forma de pago o con la fecha en que recibas el ingreso.
Concepto e importe bruto de la factura
El concepto es donde se describe, a modo de titular principal, el servicio que has prestado, seguido de una relación de las diferentes piezas desglosables con diferentes cantidades y precios, de este servicio (si las hay).
Sirve con una breve descripción, no es necesario extenderse con demasiados detalles.
Un ejemplo sería: “Servicios de traducción e interpretación para el proyecto X”.
Y después, pasarías a enumerar los diferentes servicios que has hecho para este proyecto, y las cantidades o unidades de cada uno.
Siguiendo el mismo ejemplo, podrías dividir este proyecto de traducción en varias partes que hayas hecho:
- Traducción de 200 páginas de español a francés.
- 6 horas de interpretación de español a francés en reunión de negocios.
Si lo que haces es vender productos y no servicios, deberías especificar de manera similar cada uno de los artículos vendidos y las cantidades y precios de cada uno.
Es importante que sepas, que los precios (tanto unitarios como totales) que indiques en cada una de estas partes del concepto, no son los finales con impuestos ni retenciones. Solo son tus precios brutos antes de impuestos.
Base imponible de la factura
Esta es la “chicha” de tu factura.
La base imponible es la suma de todas las partes que has ido desglosando en el concepto.
Es el total de la factura en bruto, pero aún faltan los impuestos y retenciones.
Ten en cuenta también un detalle: en muchos casos puede darse la circunstancia de que el concepto sea un solo producto o un solo servicio. En este caso, el concepto será la misma cifra que la base imponible, pero debes poner los dos (primero el concepto, y abajo la base imponible).
I.V.A.
Impuesto sobre el valor añadido.
Este impuesto se basa en un tipo (un porcentaje) que debes aplicar y sumar al total de tu factura (la base imponible).
Lo primero que debes saber es qué tipo te corresponde aplicar.
De este modo, calcular ese porcentaje y en la factura indicar este tipo y la cantidad resultante.
Suena algo lioso, mira un ejemplo: si tu base imponible son 100 € y tienes que aplicar un I.V.A. por un 21 %, tendrías que poner algo similar a esto: I.V.A. al 21 % = 21 €
Si por tu actividad tienes artículos o servicios con tipos distintos de I.V.A., deberás hacer varias líneas separando cada cantidad según el % de IVA que apliques.
¡OJO!, es importante que te asegures bien de que tu factura debe llevar I.V.A. o no, porque hay algunos casos en los que podrías estar exento de hacerlo.
Infórmate bien con tu asesor, y si no tienes que aplicar I.V.A., pon en todas tus facturas una mención al artículo concreto de la ley que dice que lo tienes que hacer así.
Retención I.R.P.F.
En caso de que te hayas dado de alta en un epígrafe profesional, deberás aplicar el % correspondiente de I.R.P.F., ojo, porque el IRPF se RESTA.
Durante el año de inicio y los dos siguientes debes aplicar el tipo del 7%, cuando acabe ese periodo debes aplicar el 15%.
La retención se resta del total de la factura (de la base imponible). Abajo te voy a mostrar un ejemplo de una factura completa para que veas esto y todo lo que te estoy explicando.
Importante: en caso de que emitas una factura a un particular o a una empresa extranjera, no tendrás que aplicar la retención.
Forma de pago
Antes de que pienses: “me da igual la que sea, pero ya”, tengo que decirte que es obligatorio indicar en la factura el método de pago que prefieres, para que coincida después el ingreso con la factura.
A Hacienda le gusta tener controladas estas cosillas, ya sabes.
Las formas de pago pueden ser variadas, pero las más habituales son por transferencia bancaria o domiciliación. Aunque ya sabes que hay muchas otras formas como cheques, Bizum, Paypal y ¡Hasta en bitcoins!. Sea cual sea tu método de cobro, debes indicarlo siempre.
Las condiciones del pago, tales como plazos desde la fecha de emisión, al contado o con pagarés, etc., lo deberías haber dejado atado en el presupuesto y no es obligatorio que aparezca aquí.
Si es por transferencia bancaria, debes indicar los 20 dígitos del número de cuenta. En todas las facturas, aunque tengas un cliente recurrente que ya sepa tu cuenta.
Total de la factura
Es ese número que te gusta ver lo más grande posible si eres el emisor, pero que no te hace tanta gracia si en el receptor pone tu nombre.
No es otra cosa que una cifra en euros, la pasta final que te toca cobrar.
Para obtener este resultado final, tienes que sumar a la base imponible, el I.V.A. en el tipo correspondiente y restar después la retención de I.R.P.F.
En ambos casos, solo si te corresponde aplicarlo, si no, ya sabes que debes indicar qué artículo de la ley dice que tu base imponible va sin I.V.A., y que para particulares o empresas extranjeras no se resta I.R.P.F.
Vemos ahora unos ejemplos para que te quede todo esto más claro
Factura sin retención (sin I.R.P.F.) por ser a un cliente particular
Imagina que Pablo Luz es un albañil valenciano que realiza pequeñas chapuzas en casas particulares. Ha hecho una chapucilla y ahora quiere cobrar los 600 € que presupuestó en su día.
Recordando los campos que debe llevar la factura, tendría que poner lo siguiente:
- EMISOR
Nombre y apellidos: PABLO LUZ
CIF/NIF/DNI/NIE: 48XXXXXX-D
Dirección: C/ ANEM 5, 1-8, 46001 VALENCIA
- RECEPTOR (CLIENTE)
Nombre y apellidos: ALEJANDRO NIETO
CIF/NIF/DNI/NIE: 25XXXXXX-Z
Dirección: C/ ASESORES 15, 46000 VALENCIA
- NÚMERO DE FACTURA
00001/2021
- FECHA FACTURA
21/01/2021
- CONCEPTO
Reparación del sistema de cierre de la puerta del garaje de la vivienda situada en c/ asesores 15. — 600 €
- BASE IMPONIBLE
600 €
- IVA
IVA al 21%, para hacer el cálculo aplicamos el 21% sobre la base imponible de 600 €:
IVA 21% 126 €
(600 x 0,21 =126)
- FORMA DE PAGO
Transferencia bancaria ESXX XXXX XXXX XXXX XXXX
- TOTAL FACTURA
726 € (600+126)
Y la factura que Pablo debería entregar a su cliente por arreglarle la puerta en la calle Asesores de Valencia, sería algo así:
| EMISOR: PABLO LUZ48XXXXXX-DC/ ANEM 5, 1-8, 46001 VALENCIA | |
| N.º FACTURA: 00001/2021 | FECHA: 21/01/2021 |
| CLIENTE: ALEJANDRO NIETO DNI: 25XXXXXX-Z DIRECCIÓN: C/ ASESORES 15, 46000 VALENCIA | |
| CONCEPTO:Reparación del sistema de cierre de la puerta del garaje de la vivienda situada en c/ asesores 15 | 600,00 € |
| BASE IMPONIBLE | 600,00 € |
| IVA 21% | 126,00 € |
| TOTAL FACTURA | 726,00 € |
| PAGO: TRANSFERENCIA BANCARIA ESXX XXXX XXXX XXXX XXXX |
Factura con retención (I.R.P.F.) por ser a empresa española
En este caso, imagina que Pablo Luz es un profesional que acaba de empezar su actividad y que trabaja para varias empresas haciendo estudios de mercado. Quiere facturar 1.000 € a uno de estos clientes.
- EMISOR
Nombre y apellidos: PABLO LUZ
CIF/NIF/DNI/NIE: 48XXXXXX-D
Dirección: C/ ANEM 5, 1-8, 46001 VALENCIA
- RECEPTOR (CLIENTE)
Nombre y apellidos: ANEM ASESORES
CIF/NIF/DNI/NIE: B-96XXXXXX
Dirección: C/ ASESORES 15, 46000 VALENCIA
- NÚMERO DE FACTURA
00001/2021
- FECHA FACTURA
21/01/2021
- CONCEPTO
Diseño y confección de estudio de mercado para el análisis de la viabilidad del proyecto ANEM ASESORES
— 1.000 €
- BASE IMPONIBLE
1.000 €
- IVA
IVA al 21%, para hacer el cálculo aplicamos el 21% sobre la base imponible de 1.000 €:
IVA 21% 210 €
(1.000 x 0,21 =210)
- IRPF (RETENCIÓN)
El IRPF lo calcularemos también sobre la base imponible de la factura, en este caso aplicamos el 7%, porque está dentro del periodo inicial. Si ya hubiese transcurrido ese tiempo aplicaríamos el 15%:
IRPF 7% 70 €
(1.000 x 0,07 = 70 €)
- FORMA DE PAGO
Domiciliación bancaria
- TOTAL FACTURA
1.140 € (1.000 + 210 – 70)
De este modo, la factura que Pablo debería entregar a su cliente por realizar el estudio de mercado, presupuestado en 1.000 €, quedaría así:
| EMISOR: PABLO LUZ48XXXXXX-DC/ ANEM 5, 1-8, 46001 VALENCIA | |
| N.º FACTURA: 00001/2021 | FECHA: 21/01/2021 |
| CLIENTE: ANEM ASESORES CIF: B-96XXXXXXC/ DIRECCIÓN: ASESORES 15, 46000 VALENCIA | |
| CONCEPTO: Diseño y confección de estudio de mercado para el análisis de la viabilidad del proyecto ANEM ASESORES | 1.000,00 € |
| BASE IMPONIBLE | 1.000,00 € |
| IVA 21% | 210,00 € |
| IRPF 7% | – 70,00 € |
| TOTAL FACTURA | 1.140,00 € |
| PAGO: DOMICILIACIÓN BANCARIA |
Y podríamos seguir con varios ejemplos, según las combinaciones entre posibilidades de tener que aplicar o no impuestos, o las formas de pago, etc.
Espero que con este artículo te haya quedado más claro qué detalles debe llevar tu factura y cómo la tienes que rellenar correctamente.
Si te ha gustado y crees que le puede ayudar a un nuevo emprendedor que sepas que también tiene dudas sobre cómo se hace una factura de autónomo, ya sabes, compártelo por ahí con quien quieras.
Abajo en los comentarios me puedes consultar cualquier duda que te haya quedado.
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