Guía de gastos deducibles para autónomos en 2021

Si ya has dado el paso de darte de alta como autónomo o todavía sigues en el lado “seguro” y te lo sigues pensando, te interesará saber qué gastos te puedes deducir de IRPF, tanto en proyectos con oficina física como si lo tuyo es el teletrabajo.

Pero antes de nada, vamos a ver un par de conceptos básicos.

¿Qué significa deducirse gastos? 

Para cumplir con Hacienda, todos los autónomos tenemos la obligación de presentar cada trimestre el modelo 130, este es un documento mediante el cual presentas tus beneficios obtenidos durante ese trimestre.

Estos beneficios son el resultado de restar el total de tus facturas de venta (ingresos) de tus facturas de compra (gastos).

El resultado obtenido tras la resta, se considera que es el beneficio que has generado.

Aunque, estos beneficios todavía no son tuyos totalmente, ya que Hacienda se queda con una quinta parte de lo que creías que habías ganado.

El impuesto trimestral que declaras en el modelo 130 se calcula por un 20 % de tus beneficios.

Por lo que, no te costará mucho imaginar que, si tienes gastos, lo que te conviene es meterlos a esta resta que te comenté antes para declarar el menor beneficio posible y así pagar menos en el impuesto trimestral.

¡Ojo!, como siempre te suelo decir, no estamos hablando de hacer ninguna trampa ni truco fuera de la ley, solo estamos viendo que, como tienes unos gastos que sí o sí te hace falta pagar para desempeñar tu trabajo, es normal y totalmente legal, que te los puedas deducir, o sea, que los declares para que el beneficio te baje todo lo que puedas y así pagues menos impuestos. 

Entonces, ¿qué gastos puedes deducirte y cómo presentarlos?

Hacienda te permite deducir aquellos gastos que sean lógicos e imprescindibles para desempeñar tu actividad, y es probable que algunos no te los dejen pasar por considerar que no los necesitarías para ese tipo de trabajo.

Por ejemplo, si tienes una cafetería, es normal que te deduzcas una factura de pan, leche o productos de limpieza de los baños, pero no podrías hacerlo así si te dedicas al diseño gráfico (por muchos desayunos que tomes en tu oficina).

Igualmente, una peluquera no podría deducirse una factura de aceite de motores o neumáticos (como sí podría hacerlo un taller mecánico o una empresa de transportes).

Para poder deducirte los gastos, deberás guardar todas las facturas de compra y dárselas a tu asesor fiscal para que las contabilice.

¡Es muy importante que las facturas vayan con tus datos fiscales completos y la forma de pago, preferiblemente con tarjeta! ¡No sirve un ticket de caja!

Gastos deducibles más habituales para un autónomo de profesiones digitales

Material de oficina

Puedes desgravar todo el material que necesites (libretas, bolígrafos, calculadoras, agendas, calendarios, carpetas…)

Imprenta

Guarda y presenta la factura de cualquier encargo que hagas a una imprenta, como tarjetas de visita, flyers, hojas de facturas y presupuestos, etc.

Gasolina y vehículo

Puedes guardar las facturas (recuerda, no el ticket de caja) de la gasolina de tu vehículo, además de todos los gastos de taller, mantenimiento, seguro, I.T.V., etc. 

No hay una norma específica, pero lo aconsejable es no deducir más del 50% de los gastos del vehículo y sus derivados.

Dietas

Hasta 26,67 €/día siempre que sea en un municipio distinto del de tu actividad. La cantidad sube a 48,08 €/día en caso de que sea en el extranjero. Si pasas la noche fuera de tu municipio puedes declarar 53,34 €/día, que se amplía hasta 91,35 € en caso de que pernoctes en el extranjero.

Ordenador y periféricos

Todos necesitamos un ordenador y periféricos para llevar a cabo la actividad (pantalla, ratón, teclado, impresora, escáner, micrófono, disco duro, cámara…).

Transporte

Si vas en transporte público puedes declararlo como un gasto deducible, siempre que solicites la factura con tus datos y pagues con tarjeta.

Teléfono Móvil

Si tienes un teléfono exclusivamente para la actividad, puedes desgravar tanto la compra del teléfono como la factura de consumo. En caso de darle también un uso personal, mejor desgravar solo un 50%.

Facturas de suministros

Si alquilas o tienes un despacho de uso exclusivo profesional, puedes desgravar gastos como luz, agua, gas, internet, teléfono fijo, alarmas, etc.

Si tienes un pequeño despacho en tu vivienda, entonces podrás desgravar el 30% de la factura respecto de la parte proporcional de uso de la vivienda destinado a despacho. 

Con un ejemplo se verá más claro: imagina que tienes un despacho de 10 m² en tu casa que tiene una superficie total de 100 m². La superficie que ocupa el despacho sobre el total es un 10 %. 

De ese 10 %, puedes desgravar un 30%, por lo que al final te queda un 3 % a desgravar de las facturas (el 30 % del 10 %).

Dominio, hosting y otros gastos de la web de tu negocio

Todos los gastos relacionados con la construcción, diseño, mantenimiento o actualización de la web son desgravables.

Publicidad y marketing

Aquellos gastos relacionados con la publicidad (Facebook, Twitter, Google AdWords…) son desgravables.

También los honorarios que pagues a profesionales que te ayuden en esas campañas, tales como copywriters, traffickers, diseñadores gráficos, etc.

Herramientas de gestión, facturación, marketing, publicidad, etc.

Todo gasto destinado a promocionar tu actividad se puede desgravar, así como los gastos en CRM, ERP, programas de facturación, cuentas de correo…

Servicios de asesoría

Sí, como profesionales que prestamos un servicio imprescindible para tu negocio, nuestros gastos también son deducibles al 100 %.

Libros y revistas

Siempre que estén relacionados con tu actividad podrás desgravarlos, ojo con meter libros de autoayuda o de motivación, esos no están relacionados con la actividad.

Viajes

Los viajes de negocios, siempre que estén debidamente justificados se podrán desgravar todos los gastos (alojamiento, dietas…). Para justificar este tipo de viajes se aconseja llevar una hoja de encargo o servicio que sea firmada por el cliente.

Asistencia a ferias, congresos o eventos relacionados con tu sector

Podrás desgravar el 100 %, siempre que tengas las facturas con tus datos fiscales.

Cuota de autónomos

También es un gasto totalmente necesario para tu actividad, así que, también se desgrava al 100 %. (Algo bueno tenía que tener). 

Seguros

En caso de contratar un seguro de responsabilidad civil para cubrir tu negocio, se podrá desgravar el 100 %. 

Si contratas un seguro de salud, podrás desgravar hasta 500 € anuales, incluyendo a tus familiares directos, siempre que seas tomador del seguro, es decir, un matrimonio con 3 hijos podría desgravar hasta 2.500 € al año.

Formación

Aquellos gastos relacionados con el desarrollo o la obtención de aptitudes necesarias para tu negocio son 100 % desgravables. (Las clases de yoga no cuentan).

Vestuario

Siempre que sea vestuario específico, podrás desgravarlo: mono de protección, cascos, chalecos… Un traje o un vestido no son necesarios para tu actividad si eres un freelance digital (salvo en el caso de los artistas).

Préstamos

Si has solicitado un préstamo necesario para el desarrollo de tu actividad, podrás desgravar los intereses que abones durante el año. (El capital que devuelvas no cuenta, porque no es un gasto, pero los intereses sí lo son). 

Comisiones por el uso de plataformas

En caso de que realices tu actividad por alguna plataforma o cobres a través de alguna (por ejemplo, PayPal), podrás desgravar las comisiones que abonas a la plataforma.

Trabajos realizados por profesionales

Podrás desgravar las facturas que pagues por colaboraciones o servicios que realicen para ti otros autónomos o empresas. 

Trabajadores

En caso de que tengas trabajadores, podrás desgravar los gastos derivados de su actividad, las nóminas y los seguros sociales.

Por último, me gustaría aclararte que todos estos gastos, podrás deducirlos en caso de que pagues con tarjeta y obtengas facturas y justificantes de pago, en caso contrario podrías desgravarlos, pero si Hacienda hace una comprobación podría no aceptarlos.

Espero que con esta guía te quede más claro a qué gastos tienes que estar atento para pedir y guardar la factura, porque te corresponde legalmente podértelos desgravar.

Si te ha gustado, compártelo con alguien a quien creas que le puede ayudar y ya sabes que te contestaré cualquier duda si me la dejas aquí abajo, en los comentarios. 

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